Extension of functionalities to the inventory management service partkeepr on docker

Abstract

PartKeepr is free software for managing electronic components. It is used in laboratories, makerspaces, and small hardware companies for its ability to catalog parts, control inventory, and generate bills of materials. The problem is that the current version has shortcomings in usability, access control, and, above all, lacks technical documentation. The work focuses on two complementary fronts. On the one hand, startup is standardized with Docker Compose, separating services (application, database, and web server), defining persistent volumes, and adding checks. Clean installation, restoration, and backup procedures are documented so that any team can replicate the environment without relying on specific machines or manual configurations. On the other hand, the application is reinforced from within with changes that improve security, usability, and maintenance. Among the functional improvements, a granular permissions model stands out, which clearly separates who can create or delete components from the administration role, reducing operational risks and making the system more predictable. User profiles incorporate a phone number and photo (with thumbnail) to facilitate identification and internal communication. Daily navigation is more agile thanks to thumbnails in attachments, non-destructive highlighting in search results, and a search engine in the category tree that avoids manually navigating nodes. For repetitive tasks, direct editing of stock and price from the grid is enabled, always respecting the defined permissions. In addition, Nexar is integrated as an external source for consulting component data and completing files without leaving the system. All of the above is accompanied by an in-depth analysis of the architecture: bundles, data model, flows, and extension points, so that incorporating changes is safer and more predictable. The aim of all this is to extend the useful life of PartKeepr, reduce its technical debt, and improve the user experience, providing the community with a robust, secure, and fully documented inventory tool.

PartKeepr es un software libre para gestionar componentes electrónicos. Se utiliza en laboratorios, makerspaces y pequeñas empresas de hardware por su capacidad para catalogar piezas, controlar existencias y generar listas de materiales. El problema está en que la versión actual presenta carencias de usabilidad, control de acceso y, sobre todo, no tiene documentación técnica. El trabajo se centra en dos frentes complementarios. Por un lado, se estandariza la puesta en marcha con Docker Compose, separando servicios (aplicación, base de datos y servidor web), definiendo volúmenes persistentes y añadiendo comprobaciones. Se documentan procedimientos de instalación limpia, restauración y copia de seguridad para que cualquier equipo pueda replicar el entorno sin depender de máquinas concretas ni configuraciones a mano. Por otro lado, se refuerza la aplicación desde dentro con cambios que mejoran seguridad, usabilidad y mantenimiento. Entre las mejoras funcionales, destaca un modelo de permisos granular que separa claramente quién puede crear o borrar componentes del rol de administración, reduciendo riesgos operativos y haciendo el sistema más predecible. Los perfiles de usuario incorporan teléfono y fotografía (con miniatura) para facilitar la identificación y la comunicación interna. La navegación diaria es más ágil gracias a las miniaturas en adjuntos, el resaltado no destructivo en los resultados de búsqueda y un buscador en el árbol de categorías que evita recorrer nodos de forma manual. Para tareas repetitivas, se habilita la edición directa de stock y precio desde la rejilla, respetando siempre los permisos definidos. Además, se integra Nexar como fuente externa para consultar datos de componentes y completar fichas sin salir del sistema. Todo lo anterior se acompaña de una radiografía de la arquitectura: bundles, modelo de datos, flujos y puntos de extensión, de modo que incorporar cambios resulte más seguro y previsible. Con todo esto se pretende extender la vida útil de PartKeepr, reducir su deuda técnica y mejorar la experiencia de usuario, aportando a la comunidad una herramienta de inventario robusta, segura y plenamente documentada.