El uso del programa access como sistema de base de datos para la gestión de la información en la conservación del patrimonio: El caso de las Esculturas en terracota policromada del Monasterio-Museo de la Concepción de Granada

Abstract

El Monasterio-Museo de la Concepción de Granada alberga un Patrimonio Histórico– Artístico de gran interés y aún poco conocido en el conjunto patrimonial de la ciudad de Granada. Entre las obras expuestas en este Museo, destacamos las esculturas de terracota policromada, que están siendo objeto de estudio y tratamientos de conservación restauración,a través del convenio de colaboración existente entre el Museo y la Universidad de Granada teniendo como Investigadora Principal a la Dra. Carmen Bermúdez Sánchez, Profesora Titular de Universidad, y cuyos resultados se están viendo reflejados en trabajos de investigación como Proyectos Fin de Carrera, Trabajos de Investigación de Doctorado y Tesis Doctorales, todos ellos relacionados con el campo de la escultura en terracota policromada y su conservación. Se trata de más de trescientas piezas de distintos estilos, autores, y épocas, destacando la escuela granadina y una amplia representación de escenas religiosas y de carácter costumbrista entre los siglos XVII al XX. Considerando la necesidad de manejar gran cantidad de información y el número de piezas a tratar, se ha estudiado la forma más sencilla y rápida de manejar todos los datos de tantas obras simultáneamente, así como permitir posteriormente el acceso a los mismos por todo tipo de usuarios, tanto expertos como aficionados o neófitos en el manejo de medios informáticos. Tras considerar las diferentes posibilidades para crear una base de datos a través de programas como FileMaker, MySQL, Alpha Five …, se determinó que Microsoft Access 2007 es el más idóneo por reunir los criterios buscados. Se ha creado un sistema de organización de datos con la aplicación específica de Microsoft Access, compuesto a partir del diseño de una serie de fichas con los datos técnicos e históricos, estado de conservación, propuesta de intervención, tests de solubilidad, y proceso de intervención, todo ello acompañado de todo tipo de documentación gráfica y fotográfica. Así mismo, permite poder incluir y almacenar en archivos adjuntos cualquier información que se requiera sobre cada pieza. Este sistema organiza y relaciona los datos entre sí, lo que permite un acceso directo a la información deseada, organizada en tablas y formularios. Podemos realizar consultas de tipo concreto y consultas de tipo general, que facilitan, por un lado poder crear bases de datos específicos relativos a determinadas referencias o estudios según características técnicas, problemas de conservación determinados (patologías más destacadas, …), hasta el manejo general de toda la información referida a una sola pieza. Con el diseño de fichas, la información básica de cada obra es idéntica, ordenando idénticos criterios de determinación de datos, unificación de denominaciones técnicas en cuanto a tipos de degradaciones, alteraciones, técnicas de ejecución, métodos de análisis, tratamientos,… y, por otro, la facilidad de introducir de este modo los correspondientes datos para cada pieza, así como su rápida lectura en su posterior consulta. En definitiva, se trata de un sistema de fichas tradicional gestionado por medios informáticos, con lo que se consigue mayor rapidez y fiabilidad en el tratamiento de la información. Son datos actuales, ya que al ser centralizados, se puede tener acceso a los mismos con la última actualización en prácticamente tiempo real. Así como acceder a ellos varios usuarios simultáneamente desde diferentes ordenadores. Igualmente, la disponibilidad de este programa, que suele incluirse con el paquete de Microsoft Office, lo hace más accesible y fácil de manejar por cualquier usuario.

The Museum Monastery of the Conception of Granada houses an Historical and Artistic Heritage of great interest and still little known among the patrimonial whole of the city of Granada. Among the artistic works exhibited in this museum, we emphasize the polychrome terracotta sculptures, which are in the process of study and conservation-restoration treatments, through the collaboration agreement existing between the Museum and the University of Granada having as principal investigator Dr. Carmen Bermúdez Sánchez, University Professor, and which results are being reflected in research works and Dissertation, Research Works of PhD and Doctoral Thesis, all of them related with the field of polychrome terracotta sculpture and its conservation. This work count with more than three hundred pieces of different styles, authors, and periods, emphasizing the Granada school and a large representation of religious scenes and folkloric characters from the 17th to 20th century. Considering the need to manage a lot of information and the high number of pieces to be treated, we have studied the quickest and easiest way to manage all data from so much pieces simultaneously, and then also allow the access to it by all types of users, as experts as amateurs or newcomers to the management of computer technology.After consider the various possibilities for create a database through programs as FileMaker, MySQL, Alpha Five ..., we determined that Microsoft Access 2007 is the most suitable to meet the criteria sought. We have created a system for organizing data using the specific application Microsoft Access, made by designing a series of chips about the technical and historical information, conservation condition, intervention proposal, solubility tests, and intervention process, all of them accompanied with all kinds of graphic and photographic documentation. It also allow to include and store all kinds of information required about each piece, using attachments.This system organizes and links the data together, allowing a direct access to the searched information, which we found organized in tables and forms. We can make general inquiries or specific that will facilitate, on the one hand to create specific databases for certain references or studies, according technical characteristics, particular conservation problems (pathology more distinguished, ...) until the general use of all the information referred to one piece. With the design of cards, the basic information of each work is identical, ordering the same criteria to determining data, making as well the unification of technical descriptions about degradation types, alterations, execution techniques, diagnosis methods, treatments, ... and, also, the simplicity of introducing in this way the data referred to each piece, and its easy reading of the subsequent consultation.In short, this is a traditional card system operated by computer, which is achieved faster and more reliable in the information processing. These are actual data, since being centraliced, anyone can access the data with the latest update in nearly real time. It also allows the access to the same data to multiple users from different computers. Similarly, the availability of this program often bundled with Microsoft Office pack, make it more accessible and manageable by any user.